Departamento de Gestão da Documentação – DGD
O Departamento de Gestão da Documentação – DGD desenvolve os serviços de:
- Protocolização, atendendo o público externo e recebendo seus documentos que serão enviados pelo Portal do Cidadão;
- Autuação, digitalização e arquivamento de documentos que atendem às demandas do público interno do Gabinete da Presidência, Gabinetes de Conselheiros, Ministério Público de Contas e Secretaria-Geral de Controle Externo; e
- Envio de documentos pelos Correios.
A rotina de trabalho tem como foco a entrega das informações e serviços solicitados em tempo hábil, zelando pelo acesso à informação e transparência.
Protocolo
O protocolo digital é uma ferramenta que permite ao jurisdicionado, cidadão, contador ou advogado enviar eletronicamente documentos ao TCE-RO.
Para protocolar um documento, a pessoa deve abrir o Portal do Cidadão, acessar a aba “Peticionamento”, escolher uma modalidade de envio e atentar-se aos critérios.
O limite máximo por protocolo é de 500 MB, sendo possível enviar até 100 arquivos de 5 MB cada por Protocolo. Caso os arquivos estejam divididos em partes ou volumes, é importante certificar-se de que estão em ordem.
É permitido realizar apenas um protocolo por assunto, requerimento, ofício ou processo.
Canais de atendimento
De Segunda a Sexta-feira:
- Manhã: 07:30h às 13:30h
Telefone: (69) 3609-6225 / 3609-6228
- Tarde: 13:30h às 18:00h
Telefone: (69) 3609-6227
Serviço de Autuação
Na autuação ocorre o registro do processo no Sistema PCe e este serviço atende aos servidores do TCE-RO e do Ministério Público de Contas – MPC.
Existem as autuações de plano, que não necessitam de deliberação superior, e as autuações automáticas, que ocorrem quando um documento chega ao DGD:
- Administrativo TCE – Proposta;
- Requerimento – Certidão de transferência voluntária e operação de crédito;
- Consultas;
- Recursos;
- Procedimentos de Apuração Preliminar; e
- Certidões.
Para todas as outras categorias há necessidade de solicitação pela autoridade competente.
Além disso, o serviço de autuação executa outros atos processuais, tais quais:
- Apensamento, quando determinado pelo Conselheiro relator;
- Certificação de impedimento, suspeição, atribuição de sigilo (conforme o caso);
- Definição de papel do interessado, quando determinado; e
- Encaminhamento dos autos ao setor de destino, definido no pedido de autuação ou de acordo com o fluxograma.
Compete ao Serviço de Autuação, ainda, a importante tarefa de distribuição de relatorias.
Serviço de Digitalização
O Serviço de Digitalização tem como objetivo digitalizar documentos arquivísticos dentro de critérios preestabelecidos que colaborem para a garantir o acesso, a preservação e a difusão.
A digitalização segue etapas rigorosas de:
1. Preparação – remover grampos, clipes e espiral, desamassar documentos, recuperar páginas rasgadas;
2. Captura da imagem – digitalizar os documentos, gerando imagem digital;
3. Controle de Qualidade – revisar as imagens para garantir a qualidade do arquivo capturado;
4. Indexação – identificar documento, salvar PDF/A, armazenar no sistema; e
5. Finalização – Organizar e arquivar os documentos físicos.
Cabe ao serviço de digitalização o tratamento dos documentos enviados pelo público externo para que se adequem aos requisitos que vão garantir a sua correta inserção nos sistemas PCe e SEI.
Serviço de Arquivo
O arquivo é responsável pela guarda dos processos que já foram julgados até o cumprimento do seu prazo de destinação que pode ser para amostragem, eliminação ou guarda permanente.
O acervo documental é composto tanto por processos físicos, em papel e outros suportes, quanto por processos eletrônicos.
Quanto aos processos em suporte papel, ao serem arquivados passam por etapas de conferência, higienização e pequenos reparos e finalmente são alocados em caixas poliondas em prateleiras.
No caso dos processos eletrônicos, passam por conferência e arquivamento.
Quando houver necessidade de desarquivamento, a solicitação deve ser feita via sistema SEI, com a informação da motivação do pedido.
O arquivo é um importante lugar de memória e cultura dentro da instituição.